„Eventmanager ist kein Job, das ist eine Lebenseinstellung“

Svenja und ich sind uns — wie so viele in der Branche — auf LinkedIn begegnet. Schnell war klar: Hier funkt es auf professioneller Ebene. Für Svenja ist Eventmanagement mehr als ein Beruf, es ist eine echte Lebenseinstellung. Wer diesen Job nur als „Arbeit“ sieht, hält auf Dauer nicht durch.

Kapitel 01Von der Pionierarbeit in Luxemburg zur Event-Feuerwehr

Ihre Karriere startete 2009 mit einer beeindruckenden Portion Eigeninitiative: Als sie ihre Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau beginnen wollte, gab es dieses Berufsbild in Luxemburg — wo sie arbeiten wollte — schlichtweg noch gar nicht. Kurzerhand marschierte sie zur Handelskammer und sorgte in Zusammenarbeit mit der IHK Trier dafür, dass das Berufsbild überhaupt erst zugelassen wurde.

Bis drei Wochen vor Ausbildungsstart im Kulturhaus Trifolion Echternach war unklar, ob alles klappt. Doch der Mut zahlte sich aus: Sie wurde die erste offiziell in Luxemburg ausgebildete Veranstaltungskauffrau.

Danach sammelte Svenja facettenreiche Erfahrungen — Hotellerie an der Mosel, Moderation von Abendprogrammen, Shows im Ausland, Messe-Hostess. 2016 landete sie bei der Full-Service-Eventagentur Paffrath Events GmbH & Co. KG und fand dort ihre große Leidenschaft für Roadshows und Personalkoordination. Ihr absolutes „Baby“ war damals die Vodafone GigaCube Roadshow, ein Projekt, das sie aus eigener Initiative konzipierte und beim Kunden erfolgreich pitchte. Nach einer Elternzeit machte sie sich Anfang 2024 selbstständig — heute ist sie freiberufliche Projektmanagerin und Personalvermittlerin und wird von Kunden oft als verlässliche „Event-Feuerwehr“ gerufen, wenn kurzfristig Lösungen her müssen. Mit Paffrath Events verbindet sie bis heute ein enger Kontakt und regelmäßige Zusammenarbeit.

Kapitel 02Sparen, Personalkrise und die Macht eines guten Teams

Die Nachwirkungen der Pandemie und der wirtschaftliche Druck hinterlassen auch in der Eventbranche deutliche Spuren. Svenja beobachtet einen klaren, oft schmerzhaften Trend: Es wird an allen Ecken und Enden gespart. Gerade bei großen Touren zeigt sich das: Während früher feste, eingespielte Teams gemeinsam durch das Land reisten, werden heute oft Reise- und Hotelkosten gestrichen. Übrig bleibt ein einzelner Teamleiter, der in jeder Stadt mit neuen, lokal rekrutierten Kräften arbeiten muss. Darunter leidet nicht nur der Team-Spirit, sondern auch die Qualität der Präsentation.

Genau hier setzt Svenja mit ihrer Arbeitsweise einen bewussten Gegenpol. Sie sieht ihr Personal nicht als austauschbare Ressource, sondern baut langfristige Beziehungen auf — teilweise arbeitet sie mit Hostessen schon seit über zehn Jahren zusammen. Sie betreut ihr Team intensiv, hilft bei bürokratischen Hürden wie der Gewerbeanmeldung und steht auch an Wochenenden zur Verfügung. Wenn samstags die Anfrage kommt, dass montags in Berlin ein Team für einen Summit gebraucht wird, hängt sie sich ans Telefon und macht es möglich.

Kapitel 03Roadshows: Warum sie das ultimative Marketing-Tool sind

Eine Roadshow ist ein hochwirksames Live-Marketing-Tool: Ein Unternehmen geht mit seinen Produkten auf eine mobile Präsentationstour. Anstatt darauf zu warten, dass der Kunde ins Geschäft oder auf die Website kommt, reist die Marke in Form verschiedener Events direkt zur Zielgruppe. Für Unternehmen ist das genial, weil so direkte Berührungspunkte abseits der Online-Welt entstehen, die Markenbekanntheit massiv steigt und emotionale Erlebnisse fernab restriktiver Event-Locations möglich werden.

Auch Svenja ist ein riesiger Fan des Formats. Während viele Marken ihr Budget primär in Influencer-Marketing stecken, vermisst sie dort oft das echte, physische Erleben. Ein Endkunde sieht das beworbene Produkt auf dem Bildschirm — weiß aber genau, dass der Influencer für diese Meinung bezahlt wird. Bei einer Roadshow können die Menschen das Produkt anfassen, schmecken und ausgiebig testen.

Als Paradebeispiel nennt sie eine Aktion von Nivea auf einem sommerlichen Festival: transparente Cubes, in denen Besucher Sonnencreme und Hautpflege testen konnten. Keine laute Bespaßung, keine komplexen Gewinnspiele — das Produkt war im richtigen Moment im perfekten Use-Case vor Ort. Doch auch die beste Roadshow-Idee verpufft ohne grandioses Team: Es braucht begeisterungsfähige Promoter, die das Produkt verstehen und die Kunden charmant abholen.

Kapitel 04Der Check-in als Event-Kompass

Neben Roadshows kennt Svenja auch die Tücken klassischer Formate wie Konferenzen und Summits. Auf die Frage, was abseits des Bühnenprogramms ein Event wirklich erfolgreich macht, hat sie eine klare Antwort: Der allererste Eindruck entscheidet.

Empfang und Check-in sind die Visitenkarte der gesamten Veranstaltung. Hier entscheidet sich, mit welchem Mindset die Besucher den Raum betreten. Wenn es gleich zu Beginn chaotisch zugeht, die Schlangen endlos sind oder wichtige Informationen fehlen, entsteht Stress. Dieses gehetzte Gefühl tragen die Teilnehmenden dann oft durch den gesamten Tag.

Es braucht ausreichend gut gebriefte Mitarbeitende am Empfang, die Sicherheit geben, Orientierung schaffen und die Gäste sprichwörtlich an die Hand nehmen. Werden Besucher direkt beim Ankommen freundlich empfangen und souverän geleitet, fühlen sie sich wohl. Nur aus dieser entspannten Grundhaltung heraus kann ein Event seine volle Wirkung entfalten.