Auf LinkedIn beschreibt sich Kevin als „Corporate Communications & Event Manager“ und „Work-Life-Balance Enthusiast“. Im Gespräch wird schnell klar, dass diese Kombination absolut kein Widerspruch ist, sondern ein modernes Verständnis von lösungsorientiertem Eventmanagement zeigt. Kevin steuert die internen Großevents bei Merz Lifecare mit erfrischender Pragmatik, viel Empathie und einer klaren Haltung.
Kapitel 01Vom Ausbildungs-Traum über den Konzern zur eigenen Stelle
Der Wunsch, in der Eventbranche Fuß zu fassen, begleitete Kevin schon direkt nach dem Abitur. Damals entschied er sich jedoch zunächst für einen breiteren kaufmännischen Weg: Er absolvierte eine Ausbildung zum Industriekaufmann beim Konsumgüter-Riesen Procter & Gamble (P&G), durchlief Stationen im Category Management sowie Vertrieb und absolvierte parallel sein Bachelor-Studium in BWL & Wirtschaftspsychologie an der FOM Hochschule. Später landete er bei Merz Lifecare in Frankfurt.
Der Weg in den Eventbereich führte über einen klassischen „Event-Feuerwehr“-Moment: Als die Kollegin, die intern die Events betreute, längerfristig ausfiel, sprang Kevin kurz vor der anstehenden Weihnachtsfeier ein. Er managte das Event und leckte Blut. Ende 2023 ging er proaktiv auf die Geschäftsführung zu und pitchte eine neu geschaffene Rolle: Statt Events nebenbei in einem Dreier-Team aufzuteilen, bündelte er die Aufgaben in einer offiziellen Inhouse-Stelle für Corporate Communications & Event Management, die er nun mit rund 60 bis 70 % Event-Fokus ausfüllt.
„Ich habe die Stelle einfach selbst gepitcht: Warum verteilen wir Events auf drei Personen nebenbei, statt es einmal professionell inhouse zu bündeln?“
Kevin Walenko über die Entstehung seiner PositionKapitel 02Inhouse vs. Agentur: Kulturverständnis trifft auf „Familien-Falle“
Warum entscheidet sich ein Unternehmen mit über 350 Mitarbeitenden für einen Inhouse-Eventmanager, statt alles an Agenturen auszulagern? Für Kevin liegt der größte Vorteil auf der Hand: echtes Kulturverständnis. Wer seit über vier Jahren im Unternehmen arbeitet, kennt die Dynamiken, den Humor und die Erwartungen der Belegschaft in- und auswendig. Zudem lassen sich Ressourcen in einer Stelle bündeln und Kolleg*innen entlasten, und die interne Abwicklung spart Agenturbudgets bei Konzept, Location-Suche und Dienstleister-Verhandlungen. Agenturen nutzt Kevin heute gezielt als Support – etwa für das komplexe Teilnehmermanagement und Reisebuchungen.
Doch der Inhouse-Status hat auch seine Tücken: Die Kollegialität führt manchmal dazu, dass Mitarbeitende den internen Eventmanager wie einen persönlichen Concierge behandeln.
Das Awareness-Problem: „Ich reise spontan doch mit dem Bus statt privat an“ ist für den Teilnehmenden eine kurze Mail – für den Inhouse-Manager bedeutet es logistischen Aufwand im Hintergrund.
Die familiäre Hürde: Bei externen Eventagenturen halten Gäste Fristen und Vorgaben disziplinierter ein. Inhouse wird oft auf bequeme, schnelle Zurufe gesetzt.
Kapitel 03Events in Zeiten von Remote Work: Ein Anker für die Unternehmenskultur
Durch flexible Home-Office-Regelungen und internationale Standorte wie Österreich und die Schweiz sieht man Kollegen oft monatelang nur als kleine Kachel auf dem Bildschirm. Kevin ist überzeugt: Genau deshalb werden interne Firmenevents heute wichtiger denn je. Sie sind kein teurer Luxus, sondern ein starkes Tool für Wertschätzung und Employer Branding nach innen.
Egal ob bei der jährlichen Sommertagung (Summit), der Weihnachtsfeier, einem neu eingeführten Merz Lifecare Family Day oder monatlichen Connect-Meetings: Es geht darum, gemeinsame Erinnerungen zu schaffen und Informationen für alle Mitarbeitenden zu vermitteln. Wenn neue Mitarbeitende direkt auf einem dreitägigen Summit landen und sofort das Gefühl haben, angekommen zu sein, hat das Event ein wichtiges Ziel erreicht.
Kapitel 04Das Summit-Erfolgsrezept: Agenden puffern, Pausen schenken & Gelassenheit bewahren
Ein besonderes Highlight in Kevins Event-Jahr ist der dreitägige Merz Lifecare All-Employee-Summit im Sommer für 350+ Personen, dessen Planung bereits im Januar startet. Aus den Learnings der letzten Jahre hat Kevin wertvolle Praxis-Tipps für die Event-Agenda entwickelt:
Der Agenda-Puffer-Hack: Verplane eine Agenda niemals zu 100 %. Wenn du vier Stunden Zeit hast, plane dreieinhalb Stunden Inhalt. Überzieht man ins Mittagessen, entsteht Frust bei den Gästen. Entlässt man das Publikum hingegen 20 Minuten früher in die Pause, sind alle begeistert.
Flexible Auszeiten fürs Energie-Management: Auf Großevents wird dem Gehirn extrem viel abverlangt. Kevin plant vor der Sommerparty bewusst eine Stunde komplette Freizeit ein. Wer Ruhe braucht, zieht sich aufs Hotelzimmer zurück; wer netzwerken will, verabredet sich mit Kolleg*innen.
Frühe Anreise ermöglichen: Gäste aus anderen Standorten reisen bereits am Vorabend an. Das nimmt den Stress der frühen Flüge am Morgen und lässt die Teilnehmenden entspannt und ausgeruht in den ersten Tag starten.
Plan B & Gelassenheit vor Ort: Wenn der Ton auf der Bühne bei der Generalprobe wegschallt oder Lieferungen zu spät kommen, hilft keine Aufregung. 110 % Perfektion gibt es im Eventbereich auf dem Papier nicht. Es zählt nur das lösungsorientierte Handeln im Moment.
Kapitel 05Work-Life-Balance im Eventbereich? Eine Frage der Flexibilität!
Manche halten Eventmanagement für ein Burnout-Feld mit endlosen Überstunden. Kevin beweist, dass es auch anders geht. Für ihn bedeutet Work-Life-Balance nicht, starr von 9 bis 17 Uhr am Schreibtisch zu sitzen, sondern maximale Flexibilität in beide Richtungen.
Wenn er auf einem dreitägigen Summit extrem viele Stunden am Stück macht, ist das für ihn völlig in Ordnung – weil er am Freitag nach dem Event um 13:30 Uhr guten Gewissens den Laptop zuklappen und ins Wochenende starten kann. Auch eine Sporteinheit in der Mittagspause sorgt für den nötigen mentalen Reset. Diese Freiheit zahlt sich in hoher Produktivität und echtem Spaß am Job aus.
Vier Dinge zum Mitnehmen
- Puffer in der Agenda sind Pflicht: Schicke Teilnehmende lieber 20 Minuten früher ins Mittagessen als 10 Minuten zu spät.
- Akku-Reset einplanen: Eine Stunde Freizeit vor Abendveranstaltungen gibt Energie und kommt allen Gast-Typen zugute.
- Wertschätzung Inhouse mitnehmen: Im Gegensatz zu externen Agenturen bekommt man inhouse direktes, persönliches Dankeschön aus der eigenen Belegschaft.
- Work-Life-Flexibilität leben: Event-Peaks mit bewusstem Freizeitausgleich und flexiblen Arbeitszeiten kompensieren.
Inhouse-Eventmanager sind die heimlichen Helden der Firmenkultur
Als Moderatorin stehe ich oft im Rampenlicht und bekomme am Ende des Tages den Applaus auf der Bühne. Agenturen arbeiten im Hintergrund meist unsichtbar für die eigentlichen Gäste. Was mich an Kevins Perspektive so begeistert hat: Als Inhouse-Eventmanager verbindet er das Beste aus beiden Welten. Er zieht im Hintergrund die Fäden, gestaltet aktiv die Firmenkultur mit – und bekommt das ehrliche, dankbare Feedback direkt beim Drink an der Abendbar von seinen eigenen Kolleginnen und Kollegen zurück.
Ein starkes Inhouse-Eventmanagement ist in der heutigen hybriden Arbeitswelt der Kitt, der Teams zusammenhält. Wie sieht die Event-Planung in deinem Unternehmen aus – setzt ihr auf Agenturen oder eigene Inhouse-Power?